bwCAFM
Das Projekt “bwCAFM” wird von 23 Hochschulen und dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst BW (MWK) getragen.
Beteiligt sind neben Hochschulen der angewandten Wissenschaft auch Pädagogische Hochschulen und Kunst- und Musikhochschulen. Weitere Partner sind das MWK, Vermögen und Bau und das Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg (HSZ-BW).
Ziel des Projektes ist es, für die Hochschulen ein modulares, anpassbares digitales Gebäude- und Flächenmanagement ("Computer-aided Facility Management" (CAFM)) auf Grundlage der Bedarfe zu beschaffen und die Einführung zu begleiten.
Das HSZ-BW wird das CAFM betreiben und die Anwenderbetreuung übernehmen, wodurch die Synergien für das CAFM und damit für die Hochschulen verstärkt werden.
Was ist CAFM?
Folgende Definitionen wurden im ersten Arbeitskreis des Projektes festgelegt:
CAFM:
Computer-aided Facility Management (CAFM) ist eine Softwarelösung, die Gebäudemanagement-Aufgaben gemäß DIN 32736 und die sich daraus ergebenden Prozesse an Hochschulen unterstützt, indem sie mit Hilfe eines Informationssystems Daten zu Flächen, Gebäuden und Räumen sowie Sach-, Mittel-, Personal- und Umweltressourcen zentralisiert, um effizientere Planung und Verwaltung zu ermöglichen.
Facility Management:
Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst‑) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört (GEFMA – Definition Richtlinie 100, Bonn 1996).
Gebäudemanagement:
Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien. Dazu gehören auch die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen (DIN 32736).
Projektziel
Das Ziel des Projekts ist der wirtschaftliche Betrieb der Gebäude und eine effiziente Nutzung zur Unterstützung des Klimaschutzes, vor allem Einsparung von Kohlenstoffdioxid (CO2). Dazu wird bis Ende 2026 ein modulares CAFM-System ausgewählt, beschafft und bei der Einführung konzeptionell begleitet.
Folgende Maßnahmen werden durchgeführt:
- Bedarf unter Mitwirkung der Partnerhochschulen ermitteln
- Markterkundung
- Anforderungskatalog erstellen
- Systemkontext klären
- Schnittstellen identifizieren
- Leistungsbeschreibung erstellen
- Ausschreibung vorbereiten bzw. durchführen
- Software testen
- Auftragsvergabe vorbereiten bzw. vergeben
- Relevante Prozesse betrachten
- Konzept zur Systemeinführung erstellen
- Konzept zur Anpassung von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen erstellen
- Betriebskonzept erstellen
Das Projekt hat im November 2023 begonnen und wird Ende Oktober 2026 abgeschlossen sein.
Hintergrund und Ausgangslage
Das Interesse an einer Zusammenarbeit bei der Suche nach einem CAFM-System war auf dem CAFM-Workshop in Mannheim im Frühjahr 2023 groß und so entstand die Idee, gemeinsam einen Bedarf vieler Hochschulen zu decken. Das Auswahlverfahren für das CAFM-System durch das Projekt “bwCAFM” ermöglicht den Hochschulen in Baden-Württemberg (BW) eine Zusammenarbeit zum Nutzen aller.
Effizienz
HAWen, PHen und Kunst- und Musikhochschulen in Baden-Württemberg haben durch die Hochschulfinanzierungsvereinbarung I + II (HoFV) den gesetzlichen Auftrag ein effizientes Flächenmanagement zu betreiben, da dadurch u. a. ein maßgeblicher Beitrag zur CO2-Einsparung geleistet wird.
Voraussetzungen
Voraussetzung für das effiziente Flächenmanagement ist ein aktueller Datenbestand hinsichtlich Flächen, Verteilung, Merkmalen, Nutzung, Kosten(stellen) usw. Moderne Computer-aided Facility Management (CAFM)-Systeme bieten diese Features.
Ansätze
Es gibt bereits Ansätze für CAFM an den Hochschulen, doch für die Zukunft wird ein modernes CAFM-System benötigt, das mit dem technologischen Fortschritt Schritt halten kann.
Funktionalitäten
Viele Hochschulen wünschen sich über das Flächenmanagement hinaus weitere Funktionalitäten, die den Gebäudebetrieb unterstützen, z. B. Wartungsverträge, Ausstattungsmerkmale, Ticketsysteme, usw.
Betriebsleitung
Die Betriebsleitung “Vermögen und Bau” ist von Morada auf pitFM umgestiegen. pitFM wird innerhalb der nächsten 2-3 Jahre auf die Ämter ausgerollt. Eine gewisse Kompatibilität, die eine einfache Übertragung und den Austausch von Informationen zwischen “Vermögen und Bau” und den Hochschulen ermöglicht, wäre von Vorteil.
Schnittstellen
Es gibt landesweit (BW) unterschiedliche System-Schnittstellen. Obwohl die Anbieter technisch in der Lage sind, die Schnittstellenanforderungen der Hochschulen zu erfüllen, sind nur wenige Schnittstellen standardisiert. Dies kann die Kosten für ein CAFM-System in die Höhe treiben.
Das Projektteam
Das Team an der Hochschule Reutlingen kümmert sich um die Bedürfnisse des Projekts - von der Projektleitung bis hin zur Einbringung und Koordination von Fachwissen.
