bwReise
Um die digitale Transformation des Reisekostenprozesses an den Hochschulen umzusetzen, wurde das zentrale Landesprojekt “bwReise” aufgesetzt. Das Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg begleitet das Landesprojekt von Beginn an. Dazu wurde ein Kompetenzteam am HSZ-BW für die Projektdurchführung, den Roll-Out sowie zur Applikationsbetreuung etabliert.
Software-Module
HIS-RKA
HIS-RKA unterstützt den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung und berücksichtigt dabei bundes- und länderspezifische Elemente der Reisekostenvergütungen.
QIS-RKA
QIS-RKA erweitert HIS-RKA um webbasierte Selbstbedienungsfunktionen hinsichtlich der Beantragung und Abrechnung von Reisen durch den Reisenden oder das 'Sekretariat' sowie entsprechender Genehmigungsfunktionen.
Das Projektziel
Projektziel ist der Umstieg auf ein zukunftsfähiges System für Reisekostenanmeldungen und -abrechnungen auf Basis der einheitlichen Lösung HIS RKA. Dabei steht die Digitalisierung des gesamten Reisemanagementprozesses via Workflowsystem, die Vermeidung von Medienbrüchen, die Reduzierung des manuellen Aufwands, die Weiterentwicklung der Software bezüglich landesspezifischer Besonderheiten sowie die Integration in die lokale Softwarelandschaft im Vordergrund.
Der Zeitplan
Um das Gesamtvorhaben zu bewältigen, ist das Projekt in sieben Einführungswellen unterteilt, in denen pro Welle die Produktivsetzung an bis zu acht Hochschulen gleichzeitig erfolgt. Zu Beginn des Projekts konzentrierten sich die Arbeiten auf Vorbereitung, Entwicklung, Testen und Dokumentation. Ab der 2. Welle steigen einzelne Hochschulen in das Projekt mit ein.
Das Projekt soll im Jahr 2028 abgeschlossen sein.
Das Projektteam
Das Landesprojekt “bwReise” wird von der Landesprojektleitung an der Universität Hohenheim geleitet. Vier Projekt- und Applikationsmanager am Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg zeichnen vor allem für die Einführung von HIS-RKA an den nichtuniversitären Hochschulen verantwortlich. Dieses Projektteam wird ergänzt durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Universitäten und Hochschulen, die die Anpassung von HIS-RKA an die Rahmenbedingungen in Baden-Württemberg und die Einführung der Software an ihrer eigenen Hochschule begleiten.
Unsere Aufgaben
Unsere Aufgaben umfassen sowohl das Projekt- und Anforderungsmanagement, die Applikationskonfiguration, die Unterstützung bei Systemtests als auch die Erstellung von Schulungsmaterialien, die Durchführung von Schulungen sowie die Begleitung der Einführung an den Hochschulen.
